Comprobantes electrónicos 

Son documentos electrónicos, en formato XML, autorizados por la Administración Tributaria, que respaldan la venta o adquisición de bienes y la prestación de servicios, los cuales deben ser generados, expresados y transmitidos en formato electrónico en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio.

Tipos de comprobantes electrónicos:

Factura Electrónica: Comprobante electrónico para respaldar la venta de bienes y la prestación de servicios, que debe ser generado y transmitido en el mismo acto de la compraventa o la prestación del servicio.

Tiquete Electrónico: Documento generado, expresado y transmitido en formato electrónico XML, autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales y que no puede ser usado para justificación de gastos o créditos.

Nota de Crédito y Nota de Débito Electrónicas: Comprobantes electrónicos que permiten anular o modificar los efectos contables de la factura o tiquete electrónicos, sin alterar la información del documento origen.

Factura Electrónica de Compra: Documento electrónico para respaldar la operación realizada, en el caso que el contribuyente que venda o preste el servicio no esté obligado a la emisión de comprobantes electrónicos.

No Aplica para emisores receptores electrónicos no confirmantes y entidades reguladas por la SUGEF, que realizan intermediación financiera, así como tampoco para el transporte público y el pago a entidades del Estado.

Factura Electrónica de Exportación: Comprobante electrónico utilizado para la exportación de mercancías, así como para la prestación de servicios o venta de bienes intangibles que se realicen desde el territorio nacional hacia el exterior.

Sujetos que Intervienen en la emisión de comprobantes electrónicos 

Emisor Receptor Electrónico: Persona física o jurídica autorizada para emitir, enviar, recibir y confirmar comprobantes electrónicos por medio de un sistema informático.

Emisor Receptor Electrónico No Confirmante: Persona física o jurídica, que esté inscrita en un régimen tributario especial por el cual no se encuentra obligado a la emisión de comprobantes electrónicos y que de forma voluntaria se inscribe en esta figura con el fin de emitir y recibir comprobantes electrónicos.

Receptor Electrónico No Emisor: Comprende a las instituciones que conforman la Administración Pública y a las personas físicas o jurídicas que gozan de beneficios fiscales, así como los indicados en el artículo 7 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos.

Proveedores de Sistemas Gratuitos: Proveedor de soluciones de factura electrónica, que pone a disposición un sistema gratuito, para la emisión, entrega y confirmación de comprobantes electrónicos.

Receptor Manual: Persona física o jurídica, que recibe de forma manual la representación gráfica (PDF) del comprobante electrónico.

Archivo XML: Es un documento en el formato denominado, por sus siglas en inglés, “Extensible Markup Languaje” (XML) o Lenguaje Extensible de Etiquetado, el cual permite la transmisión de documentos entre diversas plataformas, así como su validación e interpretación entre aplicaciones y organizaciones.

Representación gráfica: Documento impreso que expresa el contenido de los comprobantes electrónicos, en formato de documento portable (PDF), por sus siglas en inglés, el cual debe ser conservado por parte de los receptores manuales.

¿Los comprobantes electrónicos se pueden anular o modificar?:Los comprobantes electrónicos no se pueden anular directamente, no obstante, sus efectos contables deben anularse o modificarse mediante la utilización de notas de crédito o débito electrónicas, permaneciendo inalterable el documento original, el cual no podrá ser reutilizado. Nota: Cuando el mensaje de confirmación por parte de la Tributación es de rechazo, el comprobante enviado carece de validez, por lo que el emisor debe emitir un nuevo comprobante en el que se indique cual es el comprobante que se está sustituyendo y en este caso no debe realizarse una nota de crédito.

Requisitos que deben llevar los Comprobantes electrónicas

1. Versión del documento.

2. Identificación del obligado tributario o declarante: nombre completo o razón social, la denominación del negocio o nombre de fantasía si existe; número de identificación, dirección completa del negocio (provincia, cantón, distrito, barrio y otras señas) y dirección de correo electrónico.

3. Nombre del tipo documento: Factura electrónica, factura electrónica de exportación, etc.

4. Numeración consecutiva. (20 dígitos).

5. Clave numérica. (50 dígitos)

6. Fecha de emisión del documento electrónico.

7. Hora de emisión del documento electrónico.

8. Condiciones de la venta o servicio: contado, crédito, etc

9. Medio de pago: tarjeta, efectivo, cheque, etc.

10. Código CABYS y detalle del bien o servicio.

11. Subtotal de la factura en moneda nacional o extranjera.

12. El valor de los servicios prestados expresados en moneda nacional o extranjera.

13. El valor de los bienes expresado en moneda nacional o extrajera separando las gravadas y las exentas.

14. Precio neto de venta expresado en moneda nacional o extranjera, sin incluir el IVA.

15. Monto del impuesto correspondiente a cada tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación “Impuesto al Valor Agregado”.

16. Valor total de la factura en moneda nacional o extranjera.

17.Los comprobantes electrónicos deberán expresarse en idioma español, no obstante, podrán ser redactados en un idioma distinto, en cuyo caso de ser requerido por la Tributación, deberán aportarse la traducción respectiva al idioma español.